Privacyverklaring Werkshift

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw gegevens is:

U kunt voor alle privacyvragen terecht via info@werkshift.nl.

Werkshift verwerkt uitsluitend gegevens die u zelf aanlevert via het intakeformulier of e-mail. Dat zijn:

• Contactgegevens van de contactpersoon: naam, e-mailadres, telefoonnummer en functietitel. Dit zijn persoonsgegevens in de zin van de AVG.
• Bedrijfsgegevens: organisatienaam, vestigingsplaats, sector, KvK-nummer, website en totaal FTE. Dit zijn zakelijke gegevens van de rechtspersoon, niet van individuele medewerkers.
• Functielijst: functietitels, FTE per functie, afdeling, locatie en de top 3 taken per functie. Wij vragen geen namen van individuele medewerkers. Mocht een functietitel desondanks direct naar een persoon verwijzen (bijv. omdat sprake is van een unieke positie), dan valt ook dat gegeven onder de bescherming van deze verklaring.
• Facturatiegegevens: naam rechtspersoon, factuuradres, KvK- en BTW-nummer, en het e-mailadres voor de factuur.
• Context- en aanvraaggegevens: urgentie, financieringswijze, betrokkenheid O&O-fonds, OR/PVT en eventuele toelichting.

Wij verwerken geen bijzondere categorieën persoonsgegevens (zoals gezondheids- of strafrechtelijke gegevens).

Wij gebruiken uw gegevens niet voor profilering, geautomatiseerde besluitvorming of direct marketing zonder uw uitdrukkelijke toestemming.

• Trajectgegevens (intakeformulier, functielijst, rapporten, correspondentie): maximaal 2 jaar na afsluiting van het traject, tenzij u een langere bewaartermijn schriftelijk met ons afspreekt of wij wettelijk verplicht zijn de gegevens langer te bewaren.
• Facturatie- en boekhoudgegevens: 7 jaar na het einde van het boekjaar, conform de fiscale bewaarplicht (art. 52 AWR).
• E-mailcorrespondentie: maximaal 2 jaar na het laatste contact, tenzij de inhoud deel uitmaakt van de project- of facturatieadministratie.

Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens verwijderd of zodanig geanonimiseerd dat ze niet meer herleidbaar zijn tot uw organisatie of contactpersoon.

Wij delen uw gegevens niet met derden voor commerciële of andere doeleinden, tenzij:

• dit noodzakelijk is voor de uitvoering van het traject en u daarmee vooraf heeft ingestemd;
• wij daartoe wettelijk verplicht zijn (bijv. op vordering van de Belastingdienst of een rechterlijk bevel).

Voor de technische afhandeling van e-mail maken wij gebruik van een externe e-mailprovider. Met die provider zijn passende afspraken gemaakt over de verwerking van persoonsgegevens conform de AVG. Die provider verwerkt uitsluitend de gegevens die technisch nodig zijn voor het verzenden en ontvangen van e-mail.

Wij zijn een eenmansbedrijf. Er zijn geen andere structurele ontvangers of subverwerkers. Als dat wijzigt, werken wij deze verklaring bij.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beveiligen tegen onbevoegde toegang, verlies of misbruik. Concreet betekent dit onder meer:

• versleutelde opslag van bestanden en e-mailverkeer;
• gebruik van sterke, unieke wachtwoorden en tweefactorauthenticatie op gebruikte diensten;
• beperkte toegang: alleen Gert-Jan Egberink heeft toegang tot de projectgegevens.

Geen enkele beveiligingsmaatregel is absoluut. Wij kunnen volledige veiligheid niet garanderen, maar spannen ons in om risico's tot een minimum te beperken. Bij een datalek dat risico oplevert voor betrokkenen, informeren wij u zo spoedig mogelijk en voldoen wij aan de meldplicht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens:

• Inzage (art. 15): U kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken.
• Correctie (art. 16): U kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten verbeteren.
• Verwijdering (art. 17): U kunt verzoeken uw gegevens te laten wissen. Dit recht geldt niet als wij een wettelijke bewaarplicht hebben.
• Beperking van de verwerking (art. 18): U kunt vragen de verwerking tijdelijk stop te zetten, bijv. tijdens een bezwaarprocedure.
• Bezwaar (art. 21): U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Gegevensoverdraagbaarheid (art. 20): Als de verwerking berust op toestemming of overeenkomst, kunt u verzoeken uw gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen.
• Intrekking van toestemming: Als de verwerking berust op toestemming, kunt u die te allen tijde intrekken. Dat heeft geen terugwerkende kracht.

U kunt uw verzoek indienen via info@werkshift.nl. Wij reageren in beginsel binnen 4 weken. In complexe gevallen informeren wij u tijdig als meer tijd nodig is (maximaal 3 maanden in totaal, conform art. 12 AVG).

Wij zijn gerechtigd uw identiteit te verifiëren voordat wij aan een verzoek voldoen. Voor rechten die in conflict komen met een wettelijke bewaarplicht (bijv. facturatiegegevens die 7 jaar bewaard moeten worden), zijn die rechten beperkt voor zover de wet dat vereist.

Als u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens niet conform de AVG verwerken, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:

• Website: autoriteitpersoonsgegevens.nl
• Telefoon: 088 – 1805 250

Wij stellen het op prijs als u eerst contact met ons opneemt, zodat wij samen naar een oplossing kunnen zoeken.

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen als onze werkwijze of de wet daartoe aanleiding geeft. De datum bovenaan de pagina geeft aan wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt. Bij wezenlijke wijzigingen sturen wij actieve klanten een bericht via e-mail.